De tus ventas en Amazon al depósito en tu cuenta: cómo conciliar tu flujo de efectivo real

¿Cada mes tienes la certeza de lo que te entra a tu empresa con respecto a lo que vendes en Amazon?

La respuesta más común es no del todo. Muchos equipos financieros ven lo que muestra el dashboard de Amazon —lo que "venden" mes a mes— y estiman cuánto de ese dinero terminará reflejado en su cuenta bancaria. Otros van directo al apartado de estados de cuenta de Amazon, donde aparecen las transacciones hacia su cuenta, y con eso tienen una idea de cuánto va a caer en los próximos días, cuánto cayó la semana pasada o el mes pasado.

Ambos enfoques son estimaciones. Lo que debería tener tu empresa es claridad total de cómo tus ventas se traducen, semana a semana y mes a mes, en el monto exacto que efectivamente llega a tu cuenta bancaria.

Lo que se mueve entre tu venta y tu depósito

Las transacciones que finalmente se reflejan en tu cuenta bancaria son el resultado de una serie de movimientos entre ingresos y gastos dentro del marketplace, distintos para cada seller. Entre los más comunes:

• Marketing pagado a través de Amazon, que se cobra en algún punto del ciclo.
• La reserva que Amazon retiene mes a mes para asegurar que puedas cubrir gastos del mes siguiente.
• Costos de almacenamiento excedente en el warehouse.
• Costos por unidades dañadas.
• Devoluciones.

Todo esto juega antes de llegar al número final que Amazon deposita en tu cuenta. Y, desde este año, hay una capa adicional que también afecta ese número: la retención de impuestos.

La capa fiscal que ahora también pesa en tu flujo

Antes, lo que vendías generaba IVA, ese IVA se te pasaba completo a ti como seller, y tú eras responsable de enterarlo al SAT mes a mes.

A partir de este año, Amazon está obligado a retener la mitad de ese IVA —el 8% de un 16% total— y un 2.5% de ISR sobre tus ventas, mes con mes. Al cierre del mes, tú sigues siendo responsable de enterar el 8% de IVA restante para completar el 16%.

Sobre el ISR retenido no hay una acción mensual que tomar: ese monto se acumula y se considera dentro del cálculo de tu declaración anual de ISR.

A lo largo del año hemos visto distintos escenarios: retenciones de más por parte de Amazon, retenciones de menos por errores en su cálculo interno, y ambos casos pueden tensar tu flujo mensual o derivar en penalizaciones. También está el efecto de integrar el IVA que proviene del marketplace con el IVA del resto de tu empresa, lo cual puede jugar a tu favor o en tu contra dependiendo de cómo llevas tu contabilidad interna.

Un caso real: cuando la retención llega tarde y de golpe

Tuvimos un caso de un seller que no tenía forma de saber si Amazon le estaba reteniendo los montos correctos. Al revisar la información, encontramos que durante los primeros dos meses del año Amazon no había hecho una retención significativa —aunque sí había declarado esas ventas al SAT—. En el tercer mes, Amazon declaró lo que correspondía a ese mes, pero retuvo un monto considerablemente mayor, que en realidad correspondía a las ventas de los dos meses anteriores.

Un mes recibes más de lo esperado, el siguiente recibes menos, y sin la información completa es difícil saber por qué.

Ese tipo de desfase, si no lo detectas a tiempo, se siente directamente en tu flujo de efectivo.

Tres componentes que, en teoría, deberían cuadrar

• Lo que realmente vendes mes a mes: todas las transacciones de tu cuenta seller, que eventualmente se reflejan en un monto en tu cuenta bancaria.
• Lo que Amazon te retiene sobre esas ventas, y entender de qué ventas específicas sale ese cálculo.
• Lo que Amazon declara al SAT, que no siempre corresponde a lo mismo que retuvo: Amazon puede retener sobre una base y declarar sobre otra.

En teoría, estas tres cifras deberían coincidir. En la práctica, no siempre sucede. En el caso que revisamos, Amazon incluso utilizó distintas cuentas a lo largo del año para reportar estas retenciones, con montos que variaban —lo que añade una capa más de complejidad para cualquier equipo financiero o contable.

Cómo ayudamos

Hacemos un análisis completo —no solo del mes en curso, sino de lo que va del año— para confirmar que tu empresa ha declarado y pagado lo que corresponde. Así, tu flujo de efectivo deja de tener sorpresas y tienes claridad total de cuánto te cayó cada mes en relación con lo que realmente vendiste.