Caso de éxito: el flujo que no cuadraba y terminó en una devolución de Amazon y un IVA a favor

Un cliente se acercó a nosotros porque la información que veía en su cuenta bancaria no cuadraba con lo que veía en el seller dashboard de Amazon. Sentía, sobre todo, que le faltaba flujo: dinero proveniente de Amazon que no llegó a mediados y finales del primer trimestre del año.

Sabía que había un tema de retención de impuestos de por medio, pero no tenía claridad de qué implicaciones tenía, cómo afectaba su negocio, ni si lo que estaba pagando era correcto. Tenía la sensación de estar pagando más impuestos de los que le correspondían, pero no podía comprobarlo. Con eso llegó a nosotros: buscando una conciliación que le hiciera sentido y una explicación de por qué el dinero no cuadraba con sus ventas.

Lo que encontramos: dos meses sin retención... que sí se habían declarado

Al revisar la información, confirmamos que sí había un tema de impuestos jugando con el flujo. En enero y febrero, el cliente no tuvo retenciones: operó como si nada, recibiendo el IVA de sus ventas íntegro en los depósitos de Amazon, sin retención de ISR tampoco.

Pero algo importante: Amazon sí había cumplido con sus obligaciones ante el SAT durante esos dos meses. Es decir, Amazon declaró esa retención ante el SAT, aunque todavía no se le retuvo al cliente. En otras palabras, Amazon financió esos dos meses de impuestos.

Marzo: la retención que "recuperó" lo no cobrado

En marzo, Amazon aplicó una retención notablemente superior a la que correspondía a ese mes, el resto era, en esencia, el cobro tardío de lo que no había retenido en enero y febrero. En abril y mayo, el comportamiento se acercó más a la normalidad, con retenciones cercanas al 8% de IVA y 2.5% de ISR esperados.

Aun así, al sumar las ventas de enero a mayo y compararlas contra el IVA y el ISR que en teoría correspondía retener, las cifras seguían sin cuadrar.

Segundo nivel: lo declarado tampoco coincidía con la base de Amazon

El siguiente paso fue revisar las declaraciones que Amazon había hecho ante el SAT. El resultado: esos montos declarados tampoco coincidían con la base gravable que el propio Amazon reportaba en cada periodo, probablemente por temas de fecha de corte. Es un desajuste entendible, hasta cierto punto, tratándose de un proceso relativamente nuevo para Amazon México con su propio periodo de ajuste.

A eso se sumó que las retenciones de marzo a julio se reportaron en cuentas distintas cada mes, algunas nuevas, otras sin clasificar, lo que hizo prácticamente imposible comparar mes contra mes sin un proceso dedicado de conciliación.

El diagnóstico

Las retenciones que Amazon declaró ante el SAT no cuadraban con los montos que correspondían según las transacciones reales del cliente.

• Las retenciones que Amazon declaró ante el SAT no cuadraban con los montos que correspondían según las transacciones reales del cliente: esto ameritaba levantar la mano con Amazon para pedir un ajuste o una explicación.
• El cliente ya había pagado impuestos con base en las retenciones que creía correctas mes a mes, lo que derivó en pagos en exceso de IVA en algunos meses, y pagos inferiores a lo correspondiente en otros.

El resultado: devolución + IVA a favor

Hicimos un cálculo completo de enero a la fecha, con toda la documentación de soporte, y escalamos el caso con Amazon para entender qué había pasado y determinar si correspondía un ajuste final.

El resultado fue una devolución por parte de Amazon, que reconoció que había hecho una retención incorrecta. Además, se determinó un IVA a favor para el cliente, resultado no solo de la retención del marketplace, sino de integrar esa información con la contabilidad completa de la empresa.

No es un caso aislado

Hemos visto el mismo patrón en otras revisiones: en el primer trimestre suele haber una discrepancia importante, con picos de retención que no corresponden a la base gravable real, seguidos de meses donde la retención parece insuficiente. Al hacer cortes semanales o trimestrales, la información parece cuadrar de forma aproximada, pero no cierra al centavo contra las transacciones reales, los depósitos bancarios y las declaraciones efectivamente presentadas.

Tres lecciones para cualquier seller

• Entender el dinero que te llega: si cuadra o no, qué te está reteniendo el marketplace, y si ese ejercicio está bien hecho.
• Saber cuándo levantar la mano con el marketplace para resolver una discrepancia.
• Mantenerte al día ante el SAT: independientemente de las obligaciones del marketplace, es tu responsabilidad como persona moral tener tus impuestos en orden, algo fundamental de cara a cualquier auditoría o revisión.